Öfkeli Müşterileri Yönetmenin Püf Noktaları
Öfkeli müşteriler hayatımızın her anında var ve her zaman olacaklar. Gelin bir metafor ile Öfkeli müşterileri yönetmenin nasıl yapılabileceğini inceleyelim.
Eğer canınız soğuk su içmek isterse ne yaparsınız?
Muhtemelen buna sahip olabilmek için en yakın marketten soğuk bir şişe su alırsınız. Her ne meslek grubunda olursanız olun, hayatınızın her anında alıcı tarafa yani müşteri tarafına mutlaka geçersiniz bu bir şişe su almak dahi olsa… Satıcılar ile Alıcılar arasındaki bu sonsuz ilişki döngüsünde bazen zorlu insanlarla karşılaşmak bizi yorabilir ya da üzebilir. Özellikle satış mesleğinde görev yapan kişiler bir ürün ya da hizmet sunarken karşılarındaki kişinin nasıl bir müşteri olduğunu anlamak üzerine eğitilirler.
Bu eğitimler sonrasında yine de insan motivasyonunu kaybedebilir, çünkü işimiz insanla ve insan sürekli gelişen her ne kadar ortak bazı davranış şekilleri olsa da her biri birbirinden farklı tepkiler verebilen dinamik bir canlıdır. Dolayısı ile bu yazımızda herhangi bir sebepten dolayı öfke içinde olan müşterileri yönetebilmenin püf noktalarına bakacağız.
Öncelikle ‘’Öfke’’ nin ne olduğunu tanımlamak ile işe başlayalım. Öfke; herhangi bir nedenden dolayı karşımızdaki kişi ya da kişilerce engellenme, incitilme, incinme ya da bize gösterilen gözdağı, tehditkar davranışlara karşı verilen tepkilerin bütünüdür. Bu illaki sözlü bir çıkış ya da fiziksel bir davranış ile olmak zorunda değildir, bazen öfkeli şekilde bakabilir veya sadece duruşumuz ile bile öfkeli olduğumuzu karşı tarafa hissettirebiliriz.
Öfkenin ne olduğunu bir şekilde tanımladığımıza göre bir de farklı bir açıdan bakıp ‘’Öfke Ne Değildir?’’ üzerine konuşalım.
Öyle ya; bir şeyin ne olmadığını bilmek ne olduğunu kavramamız açısından daha kuvvetli sonuçlar verir bize.
Öfkeli insanlar yani zor insanlar ne demek isterler?
Yukarıdaki örnek diyalogları herhangi bir zamanda bizler de kullanmışızdır. İnsanlar net şekilde şunlara öfkelenir demek pek de gerçekçi olmayacaktır çünkü her insanın kendi duygu durumuna göre bir şeye öfkelenme nedeni olabilir. Dünyada yaşayan 7 Milyar insanın öfkelenmek için ortalama kendisine ait günde 3 neden bulsa, bir çırpıda 21 Milyar neden sıralanabilir. Ancak araştırmalar bize insanların kategorisel olarak 5 ortak öfke nedenleri olduğunu gösteriyor. Dilerseniz gelin şimdi de bunlara göz atalım.
Eğer dinleme konusunda iyiysek vücudumuz bize öfkeli olduğumuzda bunun sinyallerini vermekten kaçınmaz.
Zor insanların yüz dilinde, kaşlar aşağıya iner ve çatılır. Gözler parlamaya başlar ve dudaklar büzüşür. Kan basıncı artar, nefes alıp verme sıklaşır, kalp atışları hızlanır. Bu bize bir insanın birazdan patlayıcı bir öfke sergileyebileceğinin sinyalini verir. Bir öfke patlamasının ardından yeniden mantıklı düşünmeye başlamamız için gerekli olan süre ise ortalama 15 – 20 dakikadır. Ortak öfke nedenleri şöyledir;
Yazımın girişindeki su örneğini hatırladınız mı? Canımız soğuk bir su istediğinde ona sahip olabilmek için muhtemelen bir markete girip soğuk su alırız. Burada olay zincirini şu şekilde açalım ve hep birlikte öfkeli bir müşteri oluşumunu inceleyelim.
Diyelim ki evden çıkmadan önce pek de hoşunuza gitmeyen bir telefon konuşması yaptınız ve bu telefon konuşmasından sonra hızla evinizden çıkıp gitmek istediğiniz yere doğru yola koyuldunuz. Bu sırada bir taksiye ihtiyacınız var ve acil ulaşmanız gereken yere trafik yüzünden 1 saate ancak gidebileceğinizi gördünüz ama yaklaşık 10 dakikadır hiçbir taksi geçmiyor. Nihayet bir taksi geldi ama o da bir başka müşterinin çağrısı üzerine geldiği için sizi alamayacağını belirtti ve oradan uzaklaştı.
Ardından gelen ilk taksiye hızlıca bindiniz zaman daralmaya başlarken taksicinin gitmek istediğiniz yeri tam olarak bilmemesinden dolayı yolda durarak yol tarifi istediğini gördünüz ve zamanınızın ciddi şekilde azaldığını hissetmeye başladınız.
Varacağınız noktaya 30 dakika kalmış olmasına rağmen psikolojik zamanınız size 2 saat zaman varmış gibi hissettirmeye başladı ve bir perde yukarıdan taksiciye acele etmesi gerektiğini belirttiniz bunlar oluşurken kan şekeriniz dalgalandı ve su içme ihtiyacı hissettiniz, evden çıkarken de su içmemiştiniz ve trafiğin içinde su bulamayacağınız için ineceğiniz yerde gördüğünüz ilk marketten su almanız gerektiğini düşünmeye başladınız.
Nihayet geldiniz ve taksiye uzattığınız para için taksici sizden bozuk para istedi, bozuk paranızın olmadığını belirttiniz ancak tam karşıda gördüğünüz marketten su alacağınızı bu şekilde paranızın bozulacağını ve kendisine ödemeyi bozuk olarak yapacağınızı belirttiniz tabi bu durum sizi germeye başladı.
Taksiden indiniz ve markete hem paranızı bozdurmak hem de bu yaşadıklarınız sonrası kuruyan ağzınızı ıslatmak ve ferahlamak, biraz da sakinleşmek için soğuk bir su almaya markete girdiniz. Marketten soğuk su almak istediğinizde kasiyer size suları dolaba yeni koyduklarını henüz soğuk sularının olmadığını söyledi, derin bir nefes aldıktan sonra bekleyen taksiyi, geciktiğiniz randevunuzu ve su ihtiyacınızı düşünerek vücudunuzun gerginliğini azaltmaya çalıştınız. Sıcak suya razı olmuşken kasiyer 1 su için bozuk paranızın olup olmadığını sordu.
İşte tam bu anda birden patlayarak sesinizi yükselttiniz ve bu suyu alıp gitmek istediğinizi, parayı bozmasını istediğinizi belirttiniz. Tek bir söze neden bu kadar tepki verdiğinizi anlamayan kasiyer ‘’Sakin olur musunuz?’’ dedi. Sizin için pimi çeken soru bu oldu ve sakinliğinizi koruyamadınız daha da öfkelenmiş bir şekilde çıkıştınız.
Yukarıdaki oldukça basit bu senaryoda sizce öfke bir anda mı oluştu? Elbette hayır, öfke ne zaman oluşmaya başladı diye bakarsan evden ilk çıktığı anda hatta telefon konuşması sonrası oluştu. Çünkü öfke birikerek oluşur ve hiçbir öfke bir anda oluşmaz.
Peki bu senaryona göre kasiyerin ne yapması gerekirdi sizce? Öfke sinyalleri veren müşteriyi görmesi, gözlemlemesi ve duymasından ziyade dinlemesi gerekirdi. İnsanlar gün içinde 60.000’den fazla ses duyarlar ancak dikkat kesildiklerini dinlerler. Zor insanlar ise dinlemeyi öfke anlarında bırakırlar.
Eğer doğru yüz dilini okuyabilseydi ve gerçekten dikkatli şekilde karşısındaki kişiyi dinleseydi ‘’Sakin olur musunuz?’’ tetikleyici sorusunu sormazdı. Çünkü bu tarz durumlarda öfkeli insanlar onlara ne yapıp ne yapılmamasını söylediklerinde daha fazla öfkelenirler.
İnsanlar çoğu zaman alınganlık göstererek olayları kişiselleştirdiği için öfkelenirler. Yukarıdaki örneğe tekrar dönersek buradaki kahramanımız taksi şoförünün ve kasiyerin ona kötü davrandığını anlayış göstermediğini düşünerek öfkelenmeye ve strese girmeye başladı bu da onda pasif agresif bir öfke birikimine neden oldu. Alınganlık ve olayları kişiselleştirme en çok rastlanılan sorunlardan bir tanesi burada asıl soru şu ‘’Sorun ne?’’ ortada gerçekten alınganlık gösterilebilecek bir sorun var mı?
Tüm bu olanlar kişiliğe olan bir saldırı mı? Yoksa o an ki durumla mı ilgili? Olayları kişiselleştirmeden bir adım geriden bakabildiğimizde öfkelenecek bir sorun olmadığı çok daha net görülebilir.
Araba kullanırken bazen hız yaptığınız ve bunu yaparken de biraz da keyif aldığınız oldu mu? Ancak bindiğiniz arabayı siz değil de bir başkasının sürdüğü ve hız yaptığı durumlarda kendinizi nasıl hissettiniz? İşte tam da burada olduğu gibi ‘’kontrolü kaybetme korkusu’’ sizi öfkelendirir çünkü neyin nasıl yapılması gerektiğini söyleme ihtiyacı duyar ve kontrol edemediğiniz zaman da huzursuz olursunuz.
Su örneğimize bir kez daha bakacak olursak, taksinin geç gelişi, aracı kullananın kendisi olmadığı için alternatif yollara sapılmayışı, kontrolü dışında gelişen aşırı trafik, ilk bulduğu markette soğuk suyun olmayışı ve bozuk para bulamayışı gibi bir dizi olay zinciri kişinin öfkelenmesine neden oldu.
Eğer insanlar tehdit algılarlarsa ya da kendilerini bir tehdit altında hissederlerse dürtüsel olarak tepki verirler. Bu tepki çoğu zamanda öfke ile olabilir. Müşterilerin özellikle satıcılara öfke anları ‘’İstediğiniz yere şikâyet edin…’’, ‘’Siz beni bir dinler misiniz?’’, ‘’Beyefendi, hanımefendi beni bir dinleyin! …’’ ve benzeri gibi tehditkâr yaklaşımlarından oluştuğunu biliyoruz. Kelimelerin insanların sakinleşmesi ve/veya öfkelenmesi için büyük ölçüde yeri olduğunu bilmemiz gerekiyor. Bir tek kelime ile savaş çıkabilir, tek bir kelime ile barış imzalanabilir…
Öfkeli insanların ortak özellikleri öfkeyi bir yaşam biçimi haline getirmektir. Yanlış olduğunu bilmemize rağmen sesimizi yükselterek çağrı merkezlerinde, bankalarda ya da birçok işletmede işimizi çözdüğümüz durumları biliriz. Bu durumlarda öfkeli davranarak sorunları hızla çözebildiğimizi deneyimledikçe bunun böyle olduğunu öğreniyor ve bunu her defasında kullanıyoruz.
İşte öfkeyi yaşam biçimi haline getiren birçok kişi sorunlarını aslında öfkeli olmamalarına rağmen öfkeli şekilde davranarak çözüme kavuşturuyor.
Su örneğimizdeki kahramanımız çok büyük bir ihtimal son çıkışı ile parasını bozdurdu, suyunu alıp çıktı, taksi ücretini ödedi ve gitmesi gereken yere ulaştı. Ancak sonrasında sakinleşerek düşündüğünde son davranışlarının hem kendisini hem de iletişime geçtiği herkesi gerdiğini anlamış olmalı zira gittiği yerde de çok keyifli bir iletişim kuramadığını tahmin etmek zor olmasa gerek.
Ortak öfke özelliğini incelediğimize göre, şimdi Öfkeli Müşterileri (Zor İnsanları) Yönetmenin Püf Noktalarına bakabiliriz.
Öfkeli bir insanın vücudunda ne gibi şeyler olduğunu biliyor musunuz?
Eğer bir durumu, bir duyguyu yönetmek istiyorsak öncelikle nasıl oluştuğunu bilmemiz gerekir. Bu sebeple ‘’öfke vücudumuzda nasıl oluşuyor?’’ sorusuna yanıt vermek, ‘’öfkeyi nasıl kontrol altına alır ve yönetiriz?’’ soruna yanıt vermenin ön koşulu haline geliyor. Bilim insanları tarafından hislerin fizyolojik değişimler ile bağlantılı olduğu uzun süredir araştırılan bir konuydu ve 2013 yılında yapılan bir araştırmada bu konu ile ilgili bazı bulgulara ulaşıldı. Gergin insanların elleri neden terler? Mutluyken neden enerjik hissederiz?
Utandığımızda neden yüzümüz kızarır? Ya da nefret duygusunda neden başımıza ağrılar girer? soruları bu araştırma ile netleşmeye başladı.
701 birey üzerinde yapılan bu araştırma ile katılımcıların hislerine ait vücut haritaları oluşturuldu. Dil ve kültür etkenlerinden tamamen bağımsız olarak duygu durumlarının vücudumuzdaki etkilerinin aynı olduğu sonucuna ulaşıldı.
Resimde öfke sırasında kanın vücudumuzun hangi bölgelerine hücum ettiğini açıkça görmek mümkün. Hissettiği öfkeye karşılık vücudun fiziksel mücadeleye hazırlandığı çok aşikar değil mi? Bu resim öfke anında yumruk sıkmanın, avuç içinin terlemesinin ve kalp çarpıntısının en net tanımı. Aslında biz öfkeyi yönetmek isterken vücudumuz çoktan kendi gardını alıyor. Fakat şimdi muazzam sistemimizin öfke anında nasıl değişimler geçirdiğinin farkına vardık. O halde yönetmek biraz daha kolaylaştı sizce de öyle değil mi?
Öfke Beyinde Nasıl Oluşur? Öfkeli Bir İnsanın Beyninde Neler Olur?
Öfke anında vücudun nasıl tepki verdiğini de gördüğümüze göre şimdi asıl önemli olan bir yere tüm bunların oluştuğu beynimize bakmamız gerekiyor. Öfkeli Bir İnsanın Beyninde Neler Olur? Sanılanın aksine bizim kafatasımızın içinde 1 tane beyin yok tamı tamına 3 tane beynimiz var.
Genel olarak beynimizi sağ ve sol yarım küreler olarak ayrıldığını biliyoruz ve bundan dolayı da 2 beynimiz var sanıyoruz ancak onlar yarım küreler ve bizim bunun dışında 2 ayrı beynimiz daha var. İç içe geçmiş bu 3 beynimiz; Yeni Beyin, Orta Beyin ve Eski Beyin olarak en basit hali ile isimlendirilebilir.
İlkel beynimiz (eski beyin yani limbik sistem) kalp atış hızımızdan, nefes alıp vermemize, hayatta kalmamızdan, ayakta kalmamıza kadar tüm hayati olan konuları yönetir. Orta beynimizde tüm duygular, neyin önemli olup olmadığı gibi konular işlenir, yeni beynimizde (korteks) ise mantıksal tüm işlemler, farkındalıklarımız gibi diğer 2 beynimizden farklı olan ve bizi diğer canlılardan ayıran konular işlenir.
Mantıksal ve farkındalıklarla ilgili tüm işlemler yeni beynimizde oluşurken bu veriler sinirsel bağlantılar ile diğer beyinlerimize aktarılır.
Yani her 3 beynimizde sinirsel bağlantılar yoluyla birbirleri ile iletişim kurarlar. Öfkeli olan ya da öfke ile dolan insan düşünme merkezimiz olan ve yeni beyni tanımlayan korteksi değil önce limbik sistemi kullanır. Beynin duygu merkezi olan limbik sistemi içinde amigdala bulunur.
Burada ‘’duygusal hatıralar’’ depolanır, ‘’savaş ya da kaç’’ tepkileri, hayatta kalma içgüdülerimizden sorumlu bölgedir. Çevremizden algıladığımız tüm veriler önce amigdalaya gelir. Burada gelen bilgiler kortekse mi yoksa limbik sisteme mi gönderileceğinin kararı verilir.
Gelen bilgi duygusal olarak yeterince yoğun ve kuvvetli bir şekildeyse amigdala bunu mantıksal alan olan kortekse göndermez hemen limbik sisteme iletir. Bu da eski beynimizi kullanarak tepki vermemize yol açar.
Amigdala böyle bir durum karşısında düşünmeden harekete geçer çünkü bu bölgede düşünme, muhakeme yapma ya da karar alma yetisi yoktur.
Amigdala bu tepkisel gaspı gerçekleştirdikten sonra kişiyi hızlıca fiziksel ve duygusal alarma sokan hormonlar salgılanır ve ardından yüksek bir enerji, mücadele etme dürtüsü oluşur.
Öfke ve stres gibi kontrolümüzü kaybettiğimiz anlarda vücudumuz kortizol hormonunu fazlaca salgılar, bu hormon böbrek üstü bezlerinden salgılanır amacı ise öfke, stres ya da hayati bir tehlike ile karşılaşıldığında vücudu bu tehditle savaşmak veya ondan kaçmak için hazırlamaktır. Bu nedenle kortizol stres hormonu olarak da isimlendirilir. Kortizol, kan şekerinin yükselmesine neden olan glukokortikoid hormonları sınıfına dahildir.
Yüksek seviyede kortizol salgılanması beynin savunma mekanizması olan eski beyni tetikler bu durumda daha hızlı kalp atışı, daha hızlı nefes alışverişi gerçekleşir. Kortizol yeni beynin sinirsel bağlantı yollarını tıkar, bu gerçekleştiğinde mantıksal ve farkındalıkların oluştuğu beynimiz devre dışı kalır.
Sadece duyguların yönetildiği ve hayatta kalmamızın sağlandığı eski beyin devrededir.
Mantığımızı kullanamadığımız bu noktada işler çığırından çıkabilir çünkü tek dürtümüz savaşmak ya da kaçmak olacaktır.
Yeni beynimiz tekrar devreye girene kadar gözümüz hiçbir şeyi görmez ve sonrasında üzüleceğimiz şeyler yapmış veya söylemiş olduğumuzu anlar ve pişman oluruz. Öfkenin yatışması sonrası sakinleştiğimizde duygusal hareket etmek yerine beynimizin düşünme bölgesi ile hareket edebilmemiz için ortalama 15 – 20 dakika geçmesi gerekir.
Bu nedenle öfkeli insanlar ile çatışma haline girmek yerine onların sakinleşmesi için yeteri kadar süre tanımamız son derece önemlidir. Yeni beyin devreye girdiği an mantıkla düşünebilecek ve farkındalıkları artacak öfkeli müşterileri yönetmenin gizemli püf noktalarından bir tanesi de budur.
Daha önce 90/10 ‘un sihrini hiç duydunuz mu?
“Öfkeyle geçen bir dakikanız, mutluluğunuzdan çalınmış altmış saniyedir.“
Ralph Waldo Emerson
Hayatınızı değiştirecek 90/10 sırrı inanılmazdır! Çok azımız bunun farkındadır.
Sonuç?
Pek çok insan gereksiz yere stresten, dertlerden, problemlerden ve baş ağrısından acı çekmektedir.
Bu sır nedir?
Diğer %90‘lık kısım farklıdır. Diğer %90‘lık kısmı siz belirlersiniz.
Nasıl? Olaylara yaklaşımınızla!
Bir örnek verelim;
Ailenizle kahvaltı yapıyorsunuz. Kızınız, çay fincanına çarpıyor ve bir fincan çay gömleğinizin üzerine dökülüyor. Biraz önce olan olay üzerinde hiçbir kontrolünüz yok. Sonradan olacaklar ise sizin davranışınıza göre belirlenecek.
Lanet ediyorsunuz. Çayı üzerinize döktüğü için kaba bir şekilde kızınızı azarlıyorsunuz. Kızınız üzülüyor ve ağlamaya başlıyor. Kızınızı azarladıktan sonra eşinize dönüyor ve çay fincanını masanın kenarına çok yakın koyduğu için eleştiriyorsunuz. Bunu kısa bir sözlü tartışma takip ediyor.
Öfkeyle yatak odanıza gidiyor ve gömleğinizi değiştiriyorsunuz. Aşağıya indiğinizde kızınızı, ağlamaktan dolayı kahvaltısını bitirememiş ve okul için hazırlanamamış bir halde buluyorsunuz. Kızınız servisi kaçırıyor.
Eşinizin işe gitmek için hemen çıkması gerekiyor. Hemen aceleyle arabanıza koşuyorsunuz ve kızınızı okula bırakmak üzere hareket ediyorsunuz. Geç kaldığınız için, saatte 50 Km hız sınırı olmasına rağmen saatte 80 km hızla gidiyorsunuz. 15 dakikalık gecikmeden ve hız limitini aştığınız için ödediğiniz 155 TL trafik cezasından sonra okula ulaşıyorsunuz.
Kızınız size “Hoşcakal” demeden binaya koşuyor. Tüm bunların yanında ofise de 20 dakika gecikmeyle geliyorsunuz ve evrak çantasını evde unuttuğunuzu anlıyorsunuz. Üstelik önemli bir müşteri toplantınız var ve üst yönetim bu toplantıda sizin sunum yapmanızı istiyor, uzun zamandır da bu önemli müşteriniz için hazırlanıyordunuz.
Gününüz korkunç bir şekilde başladı! Aman Tanrım!
Devam ettikçe, kötüleşiyor, daha da kötüleşiyor sanıyorsunuz. Zaman keyifli ve huzurluyken çok hızlı geçer ancak kederli ve huzursuzken oldukça uzun geçer. Bu psikolojik zamandan kaynaklanır yani, hissedilen zaman. Daha iyi hissedebilmek için eve gitmeyi dört gözle bekliyorsunuz.
Eve ulaştığınızda ise eşiniz ve kızınızla olan ilişkilerinizde araya sıkıştığınızı sanıyorsunuz. Çünkü şimdi de evde sabahki huzursuzluğun etkisi var.
Neden?
Sabahleyin nasıl tepki verdiğinize bağlı olarak!
Neden kötü bir gün geçirdiniz?
Cevap “D” şıkkı. Çayın dökülmesinde sizin bir kontrolünüz yoktu. Sizin gününüzün kötü geçmesine o ‘5 saniye’ içindeki davranışlarınız sebep oldu.
Olabilecek ve olması gereken ise şöyleydi:
Üzerinize çay sıçradı. Kızınız ağlamak üzere. Siz nazikçe “Tamam tatlım, bir daha ki sefere biraz daha dikkatli olman gerek” diyor ve yatak odanıza gidiyorsunuz. Gömleğinizi değiştirip, evrak çantasını aldıktan sonra aşağıya iniyorsunuz ve aynı anda pencereden kızınızın servise bindiğini görüyorsunuz. Kızınız geri dönüp el sallıyor.
Siz ve eşiniz işe gitmek için birlikte çıkmadan önce öpüşüyorsunuz.
5 dakika önce işe geliyorsunuz ve çalışma arkadaşlarınıza neşeli bir şekilde selam veriyorsunuz. Patronunuz ne kadar güzel bir günde olduğunuz hakkında konuşuyor ve önemli müşterinize yapacağınız sunuma hazırsınız.
Farka bakın! İki farklı senaryo. İkisi de aynı başladı. İkisi de farklı bitti.
Neden? Nasıl tepki verdiğinize bağlı olarak tüm durumlar değişir.
Unutmayın! Olanların %10‘unda hiçbir kontrolünüz yok. Diğer %90‘ı ise sizin tepkinizle belirlenir.
“Öfke hiçbir zaman sebepsiz değildir ama iyi bir nedeni olanı nadirdir.”
Benjamin Franklin
Ümit ÜNKER, TEDi Eğitim Kurucu Genel Müdürü, yılın en iyi eğitmeni ödüllü profesyonel danışman, eğitmen. Son kitabı olan ve Türkiye’de iş dünyası alanında ilk ve tek artırılmış gerçeklik ile tasarlanan “Değer Odaklı Satış” ve 4 Adımda Satış, Dönme Dolap, İleri Satış Teknikleri kitaplarının yazarı.